Heb je ook last van de 3 structuur verwarringen?

In onze podcast met ZIGZAGHR hebben we het over structuur, als één van de 3 fundamenten in organisatie architectuur, naast cultuur en systemisch kijken. Bedrijfsuitdagingen vragen om vanuit deze 3 brillen bekeken te worden, vragen integraliteit.  

Als ik jou de vraag zou stellen wat structuur met jou doet? Dan is de kans groot dat je of een vervelende rilling krijgt; je hoort dan vermoedelijk “vast zetten”, “rigiditeit”, “weinig dynamiek”, “keurslijf”, “procedures & regels”. Of je ervaart rust, dan hoor je of connecteer je met woorden als “duidelijkheid”, “stabiliteit”, “heldere afspraken”. Is dit persoonsafhankelijk? Ja klopt én ook weer niet. Hoe je structuur beleeft is immers afhankelijk van persoon én context, wat vaak verwarring creëert.  

Wat is structuur eigenlijk? Eenvoudig gesteld is structuur de manier waarop we ons “inrichten” om ons werk te doen. Structuur gaat samen met cultuur (hoe we iedereen “mobiliseren”) en het systemische (hoe we onzichtbaar “beïnvloeden” en “beïnvloed worden”). Als we het hebben over “inrichten” gaat dit over: 

• onze (kern)processen of het “werk” dat we te doen hebben 

• onze organisatiestructuur; hoe we werk delen en verdelen over teams, afdelingen, kantoren, fabrieken, regio’s, organisatie eenheden heen 

• onze teamstructuur; hoe we binnen een organisatie eenheid rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden spreiden 

• onze tools & praktijken; wat er achterblijft als we alle mensen weghalen uit onze organisatie (bijvoorbeeld; infrastructuur, communicatie tools, overlegpraktijken, ICT systemen, etc.) 

Structuur is meer dan een organogram (#verwarring1). Structuur omvat een 5-tal componenten:  

• Kernstructuur; hoe organiseren we onze kernactiviteiten (het “productie-” of “dienstverlenend” proces) 

• Ondersteunde structuur; hoe connecteren we en organiseren we de activiteiten ondersteunend aan de kernstructuur 

• Besturende structuur; zodra kern- en ondersteuningsstructuur helder zijn, kunnen we reflecteren over hoe we het geheel aan te sturen hebben, immers “voor je weet hoe je kan besturen, dien je te weten wat je te besturen hebt” iets wat vandaag in organisatiedesign vaak vergeten wordt. We duiken zo graag onmiddellijk in een organogram (we leren het zelfs in management vakken), want wie wat voor het zeggen heeft ligt vaak ook zo gevoelig… 

• Kennisstructuur; hoe wordt kennis en expertise gecreëerd in onze organisatie? Waar hebben we deze te verbinden? Hoe organiseren m.a.w. de creatie, deling en overdracht van kennis en expertise? 

• Informatiestructuur; hoe delen we informatie met elkaar? Welke informatie hebben we te delen?  

Er is altijd structuur nodig! De vraag is niet of je structuur nodig hebt, de vraag is wél “hoeveel” “waar” en “welke”. Structuur dient immers ondersteunend te zijn aan wat je als organisatie of netwerk te doen hebt (#verwarring2). Ashby formuleerde er zelfs een wet over; “een (organisatie)systeem kan alleen voortbestaan wanneer het dezelfde of meer variatie heeft als zijn omgeving”. Om structuur verder invulling te geven is er maar één vraag van tel: wat is er nodig om het eigen organisatie KOMPAS in de praktijk te brengen? We zoeken uiteraard naar een structuur die helpend is om het KOMPAS waar te maken. Zo wordt meteen duideijk waarom het KOMPAS zo cruciaal is, structuur is geen doel op zich, maar dienend aan wat je wil waar maken als organisatie. 

Welke, waar en hoeveel structuur zal organisatie afhankelijk zijn, de structuur van een start-up heeft andere noden in te vullen dan die van een multinational, die van een kerncentrale andere noden dan een zorgvoorziening. Maar ook een start-up heeft structuur nodig. En chaos toelaten is ook een structuurkeuze. 

Eens structuur, altijd structuur. Het woord structuur heeft de connotatie van “iets vast” in zich. Bij Wilde Zwanen spreken we dan ook liever van fluctuur. Structuur is immers dynamisch (#verwarring3). Een logisch gevolg van wat eerder aan bod komt, structuur is ondersteunend en dient continu mee te ontwikkelen met de veranderende noden van de organisatie. Hier lopen dan weer heel wat organisaties tegen aan, aangezien werken op cultuur en structuur uit elkaar wordt getrokken, ook bij onze collega’s zien we dit fenomeen; de leiderschap- of teamcoaches, de proces analisten of continuous improvement experten en de systemisch werkers. Organiseren is complex & vraagt integraliteit! 

Wil je meer weten over organisatie architectuur? Luister naar onze podcast(s) of misschien heb je interesse in een inspiratie sessie.