Organisatie ontwerp & ontwikkeling als hefboom voor (HR) effectiviteit. Leer het organisatie canvas kennen van Wilde Zwanen.

Zijn organisatie ontwerp & ontwikkeling nog relatief vage begrippen voor jou? Wel goed nieuws, daar ben je niet alleen in. Met dit artikel willen we daar alvast verandering in brengen. Misschien net op tijd, “organisatie kunde” komt meer op de radar als een fundament in het werken in, aan of “managen” van team(s), afdeling(en), onderneming(en) of netwerken. Formules van weleer en oude wijn in nieuwe flessen hebben hun doel gediend, De wereld (van organisaties) is complex en lineair denken brengt onvoldoende antwoorden.

Complexiteit gaat niet weg met een eenvoudig model

Samenwerken in de wereld van vandaag is gewoon complex. Heel wat team, leiderschap en/of organisatie modellen willen deze complexiteit pakken vanuit een streven naar vereenvoudiging van de werkelijkheid (3 stappen, 7 lagen, etc.). Bij Wilde Zwanen kijken we hier anders naar, we omarmen de complexiteit, ze is er en is niet te vatten in één model. Wat we wel kunnen doen of waar we vat op hebben is hoe we naar onze complexiteit (werkelijkheid) kijken. Dit kijken doen we integraal (met oog voor het geheel en de samenhang) en met 3 “brillen” die we hebben gebundeld in het WZOC (het Wilde Zwanen Organisatie Canvas). Een canvas dat haar oorsprong vindt in innovatieve arbeidsorganisatie (Flanders Synergy – Workitects) en door ons is en wordt doorontwikkeld vanuit praktijkervaring en theoretische onderbouw.

“Gedrag = Persoon x Context”

Wat we in essentie zien in een organisatie is “gedrag”; mensen zijn betrokken (of niet), ervaren stress (of niet), nemen initiatief (of niet) , werken samen (of niet), etc. Gedrag is het product van persoon en context (zegt Levin). Of hoe mensen zich gedragen is afhankelijk van wie de persoon is en wat hij/zijn meebrengt als “rugzak”. Daarnaast is de context waarin een persoon terecht komt ook bepalend voor het gedrag. Even naar een voorbeeld; Jan die in team 1 steeds de werker was en initiatief nam, start in een nieuw team waar initiatief nemen “not done is”. Na enkele maanden is Jan even afwachtend geworden als zijn collega’s.

Figuur: Gedrag formule Levin

Als we inzoomen op context ontdekken we onze 3 brillen; de cultuur bril, de structuur bril en de systemische bril. De CULTUUR bril krijgt (gelukkig) al jaren veel aandacht. Cultuur thema’s als visie, missie, waarden, leiderschap, coaching, verbindend communiceren, raken steeds meer ingeburgerd. Ook de STRUCTUUR bril staat (deels) op de agenda in de vorm van proces(optimalisatie), management modellen (lees organogram), sleutelen aan governance, werken met doelen en KPI’s. Als het al aandacht krijgt, waarom dan het WZOC “zien” we je denken? Wel, wat vaak niet gezien wordt is dat cultuur onlosmakelijk verbonden is met cultuur, er is een onderlinge samenhang en interafhankelijkheden, beiden zijn in samenhang vast te nemen. De HR dienst die de problematiek van Jan’s team gespot heeft koos een coach voor een “cultuur” traject. De manager van Jan werkt samen met een LEAN consultant om de processen onder de loep te nemen. In 2 losse, naast elkaar lopende projecten gaan ze met veel goede intenties aan de slag. Het ene is immers een “operations” project, het andere een “HR”.

En de SYSTEMISCHE bril dan? Inderdaad, je bent een alerte lezer. Deze bril is wat bijzonder en minder “vast” te pakken. Met deze bril kijken we naar o.a. de historiek van een organisatie en de impact ervan vandaag. Hoe werkt deze door in gedrag vandaag, welke patronen zitten er in ons organisatie systeem. De systemische bril activeert het bewustzijn dat er een “onderstroom” is in een organisatie, dynamieken die niet zichtbaar zijn maar wel meespelen.. Die bril wordt relevant van zodra we voelen dat iets niet meer stroomt en vast zit, dan hebben we te onderzoeken wat er speelt, zonder het te willen of kunnen oplossen. De systemische bril helpt vooral om zaken in het groepsbewustzijn te brengen.

Integraal kijken doe je vanuit 3 brillen

 Bij het vormen van organisaties, bij het organiseren van (samen-)werken of bij het aanpakken van complexe organisatie uitdagingen (bijvoorbeeld leiderschap ontwikkelen, samenwerken met elkaar, employer branding, leren & ontwikkelen, productiviteit verhogen, efficiëntie verbeteren, zelfs bij cultuur verandering) zetten wij onze 3 brillen tegelijkertijd op in de zoektocht naar “oorzaken (en wat vast zit)” én de zoektocht naar “oplossingen (en inzichten)”.

De CULTUUR bril gaat over het mobiliseren van medewerkers, gaat over richting geven, ruimte brengen, gaat over het gedrag dat we willen zien, gaat over begrenzen, gaat over de “hoe” van het samenwerken. We onderscheiden de componenten KOMPAS, LEIDERSCHAP, TEAMS & RELATIES & INDIVIDU (last but not least).

De STRUCTUUR bril omvat de manier waarop we “werk” delen en verdelen, hoe we processen wel of niet verknippen, het gaat over hoe we onze organisatie inrichten. KERNPROCESSEN, ORGANISATIE STRUCTUUR, TEAM STRUCTUUR, TOOLS & PRAKTIJKEN.

De SYSTEMISCHE bril voegt bewustzijn toe rond de (onzichtbare) samenhang van alles in het organisatie systeem als een levend systeem en hoe deze elkaar beïnvloeden. We onderscheiden 6 componenten; OORSPRONG, BESTEMMING, BALANS VAN GEVEN & NEMEN, HISTORIEK, BINDING, ORDENING.

Figuur: Gedrag & het Wilde Zwanen Organisatie Canvas.

Het team van Jan integraal bekeken

Jan’s team blijkt wel wat geschiedenis te hebben. Jaren geleden was er een chef Eric. Eric deed heel veel zelf, elk idee werd door hem overgenomen, initiatief van teamleden apprecieerde noch waardeerde hij, erger nog soms leek het alsof hij bewust succesvolle initiatieven saboteerde. De bedrijfsleiding heeft nooit ingegrepen want teamleider Eric deed uiteindelijk zelf heel goed werk. De teamleider is al jaren op pensioen, toch blijft het team hetzelfde gedrag stellen, het team heeft zich veilig gesteld tegen deze mogelijke sabotage. Andere leidinggevenden zijn er nog niet in geslaagd  deze dynamiek om te vormen, er wordt ook nooit echt over gesproken, niemand is zich er van bewust dat dit gedrag al jaren geleden geïnstalleerd werd (“systemische uitdaging”). Daarnaast is het werk zo georganiseerd dat er weinig ruimte (lees tijd) om met nieuwe initiatieven aan de slag te gaan, er zijn weinig of geen back-ups en de groep is weinig flexibel in het overnemen van werk. Rollen en verantwoordelijkheden zijn heel onduidelijk (“structuur uitdaging”). Kenmerkend voor de organisatie is dat iedereen heel hard gefocust zit op de opdracht, het werk en de klant. Ook de leiding blijkt weinig aandacht voor samenwerking tussen en binnen teams te hebben, ze vinden het lastig om dit aan te kaarten, en gaan de discussies uit de weg. Dagelijks focussen op vooral het behalen van resultaten, blijkt veiliger. Dit leiderschapsgedrag heeft tot gevolg dat niemand écht de rol van leider opneemt of voordoet hoe we ook in moeilijke omstandigheden in dialoog kunnen gaan  (“cultuur uitdaging”), het gedrag in Jan’s team is exemplarisch voor de organisatie. Een integrale uitdaging die we niet oplossen met een teamsessie.

Goed nieuws; niet alles is COMPLEX!

Gelukkig is niet alles complex en behoeft niet alles een “integrale” aanpak. Het organisatie canvas heeft 3 brillen die je samen of elk apart kan opzetten, naar gelang de aard van het probleem of de uitdaging. Het nodigt uit om veel bewuster te onderzoeken wat er te doen is en te zien hoe cultuur, structuur en het systemische steeds verbonden zijn. Tegelijk helpt het WZOC ook om een uitdaging te ontrafelen tot verschillende deelproblemen die stap voor stap kunnen vastgepakt worden. Omgekeerd worden deelproblemen geplot op het WZOC en door drie brillen bekeken zodat we de samenhang kunnen zien. Zo wordt ook zichtbaar dat we soms op de verkeerde plaats naar de oplossing aan het zoeken zijn of dat er plaatsen zijn waar we nog niet goed gekeken hebben.

Wil je meer weten over organisatie ontwerp- of ontwikkeling? Wil je met deze brillen eens naar uitdagingen binnen jouw organisatie of netwerk kijken?

Neem contact op! Misschien is een inhouse inspiratie sessie een waardevolle eerstvolgende actie?