Sterren op de werkvloer

Je medewerkers laten schitteren, niet op de dansvloer maar wel op de werkvloer! Dat is toch waar elke organisatie en ook elke medewerker van droomt? Het volledig potentieel benutten, prominent aanwezige en ontluikende talenten inzetten, professioneel en persoonlijk groeien in de job!

Dat doe je niet door medewerkers in vaste, rigide, en dikwijls verouderde, functieomschrijvingen te murwen maar wel, o.a., door de functieomschrijvingen overboord te gooien [1] en te werken met rollen en/of sterrollen.

Toch wel een vrij drastische ommezwaai denk je?

Ga dan even na hoe het functieclassificatiesysteem in je organisatie de motivatie en bevlogenheid van je medewerkers beïnvloedt. Hoeveel gesprekken of discussies heb je al gevoerd met medewerkers over hun functietitel of -beschrijving? Gesprekken waarbij je meestal moeilijk tot een gezamenlijk gedragen en bevredigende uitkomst komt.

Functieclassificatiesystemen hebben nogal eens de eigenschap om zeer beperkend te werken, onderschat de impact hiervan niet! Zeker indien er allerlei, al dan niet financiële, voordelen gekoppeld zijn aan bepaalde functies of functieniveaus, zoals vb. loon, bedrijfswagen, GSM, bonus, pensioenplan. Op die manier geef je er veel waarde en gewicht aan en wordt het automatisch ook voor de medewerkers een belangrijk gegeven.

• De focus komt echter te liggen op de ‘status’ en/of de voordelen die de functie oplevert en niet op het werk dat dient uitgevoerd te worden of de bijdrage die men levert aan de teamopdracht
• Bovendien zijn medewerkers niet geneigd om naar een andere functie te evolueren indien deze in een lagere salarisschaal zou vallen of er minder voordelen aan verbonden zijn
• Ook indien een medewerker deels operationeel werk doet en deels leidinggevende taken uitvoert, vormt er zich een probleem want er is geen passende functieomschrijving voorhanden.

Hoe kan het anders?

Door enkele stappen terug te zetten en eerst naar het team in zijn geheel te kijken:

• Wat is de gemeenschappelijke opdracht van het team die ze gezamenlijk te volbrengen hebben?
• Welke taken of activiteiten dienen er allemaal uitgevoerd te worden om deze opdracht tot een goed einde te brengen?
• Neem hierbij zeker ook de taken en activiteiten die momenteel bij de leidinggevende zitten mee! Welke hiervan hebben een grote impact op het uitvoeren van de opdracht en kunnen om die reden misschien beter in het team gelegd worden?
  • Denk vb. aan het opmaken van de planning, het bestellen van materiaal, instructiefiches of procedures up to date houden, ….
  • Door deze taken (deels of helemaal) in het team te leggen, verhoog je de autonomie van het team, creëer je groeimogelijkheden voor de teamleden, is er minder afhankelijkheid van de leidinggevende en zal het proces, het vervullen van de gezamenlijke opdracht, sneller en vlotter verlopen.

Eens dit in kaart is gebracht ga je de taken en activiteiten clusteren in rollen en deze rollen verdelen in het team. Eén persoon kan meerdere rollen hebben en rollen kunnen veranderen doorheen de tijd. Hierin zit de grote toegevoegde waarde van het werken met rollen i.p.v. met functies. Rollen die vb. voorheen bij verschillende functies hoorden kunnen nu toch door eenzelfde persoon opgenomen worden. Er wordt dus een veel grotere flexibiliteit gecreëerd en er is veel meer ruimte om de talenten van medewerkers in te zetten. Het proces van het samenstellen en toekennen van rollen evenals de rijkdom die het brengt én de aandachtspunten, staan beschreven op de Copyleft pagina over de fleximatrix.

Hier willen we het vooral over de sterrollen hebben.

Dit zijn rollen waarbij de rolhouder het aanspreekpunt is voor het team m.b.t. een bepaald thema of een bepaalde activiteit. Deze persoon hoeft niet noodzakelijk zelf de uitvoering ervan op zich te nemen maar zorgt er wel voor dat het gebeurt. Naast het aanspreekpunt zijn, spoort de sterrolhouder de collega’s aan om ermee aan de slag te gaan.

Ieder teamlid is vb. verantwoordelijk voor het invoeren van de nodige documentatie in het centraal opvolgingssysteem maar één persoon voelt zich helemaal thuis in het werken met het systeem, leidt de nieuwe collega’s erin op en spoort de collega’s aan om een tijdige en correcte input te doen. Deze persoon neemt dan een sterrol op, we zouden deze ‘De Dossierbeheerder’ kunnen noemen. Iedereen weet dat ze bij deze collega terecht kunnen met vragen over het systeem, dat zij/hij een tijdige en correcte input zal bewaken en dus ook de collega’s er zal over aanspreken indien het niet in orde is.

Een andere sterrol is vb. Miss of Mister Proper. We verwachten van alle collega’s dat ze hun werkruimte ordelijk en netjes houden maar omdat dit in de praktijk een uitdaging blijkt te zijn en dit niet professioneel oogt en niet past bij de waarden van onze organisatie, besluiten we als team hiervoor een sterrol te creëren. Gelukkig is er ook een collega die hier oog voor heeft en zelf geen moeite heeft om de werkplek netjes te houden. Deze collega wil deze rol met plezier opnemen en krijgt het mandaat van het team om de collega’s hierin te adviseren, bij te staan, op te volgen én aan te spreken. Langzaam maar zeker evolueert het team, tot ieders vreugde, naar een nette en ordelijke werkomgeving!

Belangrijk hierbij is dat er duidelijke afspraken gemaakt worden in het team over wat de rol wel en niet inhoudt:

• Wat is de finaliteit van de rol? Wat willen we bereiken door het creëren van deze rol?
• Wat zijn de verwachtingen (acties, inzet, prestaties)?
• Welke beslissingsruimte heeft de rolhouder?
• Welke spelregels dienen er gevolgd te worden?

Sterrollen zijn goede manieren om specifieke taken of kennis te borgen binnen een team, maar zorgen er ook voor dat mensen ingezet kunnen worden op hun sterktes. Het laat mensen toe om activiteiten op te nemen die ze zelf leuk vinden, interessant vinden, waar ze energie van krijgen. Iemand die goed is met cijfertjes en heel nauwgezet werkt, kan vb. de rol van Planner of Budgetbeheerder op zich nemen.

De sterren fit houden

• Voor zover een bepaalde sterrol in meerdere teams aanwezig is, kan het belangrijk zijn dat de sterrolhouders van de verschillende teams ook op regelmatige tijdstippen overleg hebben, opleiding krijgen, ervaringen uitwisselen, van elkaar leren. Zo blijven vb. ‘De Dossierbeheerders’ van de verschillende teams op de hoogte van de laatste ontwikkelingen of updates van het systeem, leren ze van elkaar hoe op een snelle manier rapporten te trekken, maken ze samen een handleiding voor nieuwkomers, enz.
• Daarnaast dient elke rol ook bijgeschaafd, verfijnd aangepast te worden doorheen de tijd. Sommige rollen blijken misschien na verloop van tijd niet meer nodig te zijn. Het werken met rollen vraagt op regelmatige basis dialoog in het team over de werking: Kloppen alle rollen nog? Zitten de rollen nog bij de juiste personen? Zijn er collega’s die klaar zijn om andere rollen op te nemen? Hebben we nieuwe rollen nodig om onze opdracht uit te voeren?, …

Zie jij je medewerkers al in gedachte schitteren op de werkvloer? Zie je het potentieel aan job-verrijking en groeimogelijkheden dat het werken met (ster)rollen met zich meebrengt? En zie je hoe dit ruimte schept voor jou als leidinggevende om je meer toe te leggen op het coachen en ontwikkelen van je team i.p.v. het blussen van brandjes en het uitvoeren van operationele en regelende taken?

Reik gerust uit via welkom@wildezwanen.be  of naar één van onze organisatiearchitecten om te kijken welke eerste stap je kan zetten om de ommezwaai te maken!

[1] In sommige gevallen ligt het functieclassificatiesysteem vast in wetgeving. Overboord gooien kan niet in dat geval maar dat hoeft je niet tegen te houden om toch al stappen te zetten in het werken met rollen.