VAN EVALUATIE NAAR VLIEGGESPREKKEN: EV(A)OLUEREN IN “TEAM”

Structuur en cultuurwerk combineren vraagt om zelfwerk en ontwikkeling. In het volle besef dat dit geen lineair proces is met een nastreefbaar ‘einde’. Wel een circulair proces waarbij we een – niet noodzakelijk eindigend – aantal ‘diepere’ cirkels kunnen doorlopen.

Het kader van waaruit we vertrekken

We werken hierbij graag met een houvast die gedachten kan ordenen en het gesprek faciliteert tijdens ‘vlieggesprekken’. En dit niet enkel individueel, maar nadien ook in team.

Bij het uitspreken van “evalueren in team” ontstaat er vaak spanning in een groep. Tegelijk is het aanreiken van verschillende perspectieven heel verrijkend voor elk teamlid. Na heel wat geëxperimenteer de voorbije jaren, reiken we graag een methode aan die zelfontwikkeling ondersteunt en van het “evaluatie” proces een waardevol proces maakt voor iedereen (team en teamleider).

Het start al bij de intentie (met welke intentie plan jij meestal een klassieke evaluatie?):

Vandaag hebben we meer dan vroeger elkaar nodig om (team)resultaten te bereiken
Een individu laten stilstaan bij zijn of haar bijdrage aan de teamwerking en het teamresultaat, geeft ‘zin’geving en werkt verbindend
“Stilstaan bij, reflecteren over” is daarbij een heel andere energie dan “evalueren” dat per definitie neigt naar “wat kan er beter”

Kortom: we starten vanuit een oprechte intentie dat we elkaar willen versterken.

En concreet, hoe vliegen we binnen Wilde Zwanen “evaluatie” dan aan?

1. Als organisatie bereiden we voor

We bieden een kader, een methode en een proces
We bieden timing
We bereiden zelf de komende gesprekken voor

2. Iedereen bereidt zich individueel voor

Aan de hand van een kader word je uitgenodigd om aan zelfreflectie te doen. Met kader bedoelen we:
- Waarden
- DNA van de organisatie
- Leidende principes
- Competenties of vermogens
- …
Als basis in onze ‘vlieggesprekken’ gebruiken we de vier windrichtingen (methode). Dit biedt een structuur voor voorbereiding en het gesprek zelf – met nog voldoende vliegruimte voor eigenwijze zwanen 😉 (en die zijn er)
Elke windrichting representeert een andere energie en bijhorende vraag. De goede verstaander ziet hier misschien ook de natuurlijke cyclus van seizoenen in. Zo kan je ook spreken over lente-energie (Oosten – als ik een vraag krijg in dit domein dan denk ik er over, dan wil ik er wel mee aan de slag gaan, ik doe het echter nog niet), zomerenergie (Zuiden – als ik een vraag krijg dan doe ik het), herfstenergie (Westen – ook als ik geen vraag krijg dan doe ik) en winterenergie (Noorden, dit is als het ware nog een blinde vlek, ik ben hier niet mee bezig).

3. Het vlieggesprek zelf

De inzichten uit de zelfreflectie neem je mee naar een vlieggesprek met twee collega’s, bij ons zijn dit de gidsen. Dit kan bijvoorbeeld ook een leidinggevende zijn en een collega waarmee je samenwerkt, of je kan zelfs experimenteren om dit op te nemen onder collega’s of andere betrokkenen (zonder een leidinggevende). Al vermoeden we dat in de meeste organisaties een leidinggevende hier best bij is.
We starten met luisteren naar de reflectieoefening van de collega. Je zal merken dat collega’s het aangereikte kader en de methode op een andere manier gebruiken. Dit is op zich al een interessante vaststelling en helemaal ok. Je neemt een actief luisterende en nieuwsgierige houding; vragen stellen is daarin heel helpend. Je kan eigen inzichten binnenbrengen in het gesprek. Niet als “het is zo”, wel als een uitnodiging, om na te gaan of dit voor de collega iets verduidelijkt of doet.
Een rode draad in al onze gesprekken is dat tijdens het gesprek nieuwe inzichten ontstaan door de energie die gecreëerd wordt. Je biedt de collega ruimte om feedback te ontvangen, en er al dan niet iets mee te doen.
Het gesprek afsluiten doen we door expliciet naar engagement(en) te vragen. Waartoe kan en wil jij je engageren? Wat heb je daarbij eventueel van ons (als organisatie) nodig?

4. Terugkoppeling naar elkaar

Het resultaat van het vlieggesprek koppel je tenslotte in team terug. Dat, én de vraag wat ons kan helpen onze engagementen waar te maken. Wat verwacht ik hierin van het team?
Ook als leidinggevende spreek je expliciet uit wat je zelf belangrijk vindt om terug te koppelen naar het team (als dit nog niet werd benoemd door de collega zelf)

En even praktisch …

Voor het gesprek voorzie je best 1 tot 1,5u. Voor de terugkoppeling namen we 5 minuten per persoon om de eigen reflectie te delen en 10 minuten om een reactierondje te doen bij collega’s. De beschikbare tijd is hierin richtinggevend.

Van A naar B, doe B! Ook in “feedback” of “evaluatie” gesprekken

Het verschil met andere methodieken zit hem in het cyclische of circulaire. Alles loopt over in elkaar en werken in het ene kwadrant heeft een effect op de andere kwadranten. Er is geen einde aan de ontwikkeling. We gaan in gesprek over wat we manifesteren, maar ook over onze blinde vlekken of ontluikende vermogens en intenties. We voeden visueel met andere woorden de ontwikkeling. We leren spanningen benoemen in een veilige context (1 op 2 gesprek) en de stap om dit ook in team te gaan doen wordt heel klein.

De terugkoppeling in de groep is erg waardevol. Het helpt te verbinden, geeft inzichten in wat iemand bijdraagt en helpt om in te schatten waar je een collega in kan ondersteunen. Het is een extra stap die bij klassieke evaluaties ontbreekt, maar biedt de mogelijkheid je team naar een verdere maturiteit te brengen. Je oefent immers met hen op open en veilig feedback geven én wijst op de verantwoordelijkheid van heel het team om de opdracht te realiseren – ook naar elkaar toe.

Dit proces heeft oog voor efficiëntie, we hoeven niet met heel de groep naar iedereen te luisteren. Iedereen krijgt een kwalitatief gesprek.

De persoon die eigen engagementen inbrengt in de groep door deze te expliciteren én vervolgens het team hierin een rol geeft, voelt het belang ervan onmiddellijk. Dit vermijdt vrijblijvendheid én doet beroep op de gedeelde verantwoordelijkheid.

Waar heb je aandacht op te houden?

Doorgesproken en begrepen kader(s) zijn een belangrijk uitgangspunt
Experimenteren is heel ok! Dit proces hebben we ook aangescherpt in 3 iteraties.
Als leidinggevende word je in elk gesprek ook zelf uitgedaagd.