Wilde Zwanen als organisatie, leiderschap & cultuur gids voor WZC VAN ZUYLEN (MINTUS)

We stellen graag “Expeditie Van Zuylen” aan jou voor. Met dit artikel en bijhorend beeldmateriaal denken we jou en andere lezers te kunnen inspireren om “zorg, met zorg te organiseren”. Bewoners, medewerkers, familie, leiding en gidsen Lynn & Joost, legden gedurende iets meer dan 2 jaar een boeiende reis af om op een bewuste manier een aangescherpt KOMPAS in de praktijk te brengen.

Als Wilde Zwanen zijn we trots op de impact die we samen hebben gecreëerd, met en bij Van Zuylen (onderdeel van Mintus). Een voelbare, zichtbare en meetbare impact. In een recente medewerker Enquêtes scoorde Van Zuylen als beste binnen de groep én boven de sectorbenchmarks.

Laten we starten met “waarom”?

WZC Van Zuylen is een woonzorgcentrum in Sint-Kruis bij Brugge, onderdeel van de Brugse Mintus groep, waar wonen in rust en groen centraal staat.

In 2012 startte een nieuwe directie, die onmiddellijk geconfronteerd werd met enkele uitdagingen die de goede werking van de organisatie in de weg staan. Werken in eilanden die onvoldoende afgestemd zijn op elkaar, medewerkers die betrokken zijn bij de bewoner maar onvoldoende bij de organisatie, een eerder directieve dan coachende leiderschapsstijl en een te hoog ziekteverzuim zijn enkele van de uitdagingen.

De directie ging samen met de organisatie aan de slag om deze thema’s vast te nemen. Er kwam vooruitgang, er werden stappen gezet en resultaten geboekt in diverse domeinen. Thema’s die werden vastgepakt zijn werken aan teams via een beter teamoverleg, er werd ingezet op kwaliteit en planning, persoonsgericht werken kreeg handen en voeten, contact met familie werd aangesterkt en nog veel meer.

Directie voelde echter aan dat er meer te halen was met de energie die in de verandering ging én werd zich bewuster van de samenhang van de diverse initiatieven.

Wilde Zwanen als gids

Woonzorgcentrum Van Zuylen werd door contact met Workitects geïnspireerd door de principes van innovatieve arbeidsorganisatie die mooi aansluiten bij persoonsgericht en kleinschalig werken. Midden 2019 landde de zoektocht naar een partner bij het net opgerichte Wilde Zwanen.

Organisatie, team, leiderschap ontwerp en -ontwikkeling  is best wel een complex gegeven, daarom kiezen we beiden Wilde Zwanen voor een tandem om onze klanten te begeleiden; een tandem organisatie architect & organisatie coach. Deze tandem vormen we vanuit ons eigen team of kan gevormd worden met onze partner of een bestaande partner van de organisatie. De uitdaging bij WZC Van Zuylen werd opgenomen door organisatie coach Lynn Cools & onze eigen Joost Van Driessche.

Samen op expeditie!

Organiseren zien we als op reis gaan. Dit bracht ons bij het idee om een heuse expeditie op te zetten met de medewerkers, bewoners en familie van Van Zuylen. Een 30-tal enthousiaste avonturiers bestaande uit medewerkers, leidinggevenden, bewoners, familie en directie, vormden een kerngroep en gingen samen op pad. Andere geïnteresseerde collega’s werden verzameld in een focusgroep.

Gids Joost ging aan de slag met de kerngroep, bracht “inspiratie” en ondersteunende om organisatie keuzes te maken en in de praktijk te brengen. Als leidraad voor de expeditie werd het organisatie canvas gehanteerd, bestaande uit 8 bouwstenen; KOMPAS, LEIDERSCHAP, KERNOPDRACHT, ORGANISATIE STRUCTUUR, TEAM & RELATIES, TEAM STRUCTUUR, TOOLS & PRAKTIJKEN & INDIVIDU (geïnspireerd op innovatieve arbeidsorganisatie).

Het organisatie KOMPAS werd aangescherpt. Een KOMPAS geeft richting aan onze reis, aan ons gedrag. Het is een verzameling van richtinggevende bronnen (visie, missie, waarden, strategische keuzes, leidende principes, ambities, etc.).

Maandelijks kwam de kerngroep samen om stap voor stap te reflecteren over en te bouwen aan de organisatie. Ideeën werden omgezet in voorstellen. Voorstellen werden afgetoetst in een focusgroep en omgezet in beslissingen. Een buddy-systeem zorgde voor de nodige communicatie naar actieve en minder actief betrokken medewerkers.

We vertrekken van wat er is

Veranderen was geen doel op zich. Het doel van de expeditie was onze manier van werken tegen het licht houden; waarden en behouden wat goed is & bijsturen wat ons meer in lijn brengt met ons KOMPAS. Zo werd er een “we zijn goed bezig” lijst opgemaakt met alle kleine en grote stappen. Een wereldkaart toonde de weg die reeds werd afgelegd.

De aanpak van Wilde Zwanen is er in essentie op gericht om mindset van mensen te beïnvloeden. Iedereen te laten inzien dat de context van vandaag anders is dan die van gisteren én ander gedrag vraagt, andere manieren van werken vraagt. Deze aanpak maakt dat er tijdens de expeditie spontane initiatieven ontstaan zoals team-overschrijdend samenwerken of bewoners met hun familie betrekken bij het bespreken van de wekelijkse activiteiten.

Vanuit het KOMPAS werd er gewerkt aan organisatiestructuur. “Wat is een team, welke functies zitten in een team, hoe gaan we samenwerken met mekaar, wat hebben we te organiseren over teams heen, welke rollen en verantwoordelijkheden hebben we nodig, etc.” zijn een greep uit de vragen die werden vastgepakt.

Van Zuylen kiest er voor om samen te werken rond een groep bewoners in multidisciplinaire teams. Deze teams weerspiegelen de verschillende rollen in de organisatie. De eilandstructuur werd verlaten. integratie van polyvalente medewerkers in de zorgteams doorbrak de ingetreden verzuiling. Teams worden aangestuurd door een tandem van een teamcoach (vroegere hoofdverpleegkundige) en iemand van de paramedici.

Heldere keuzes zorgen voor een duidelijke nieuwe structuur, wat de medewerkers en bewoners rust geeft.  Iedereen kan elke dag opnieuw vlot samenwerken om onze visie te realiseren.

Van gids naar coach

Werken aan onze organisatie vraagt veel van iedereen. Niet in het minst van leidinggevenden. We geloven immers in het activeren van talenten en competenties bij iedereen. Om dit mogelijk te maken sleutelen we aan structurele context en aan culturele context. Hoe we leiderschap invullen is daarbij cruciaal. De rol van leidinggevenden wordt snel in vraag gesteld tijdens een expeditie. Dit individueel en groepsproces geven we onmiddellijk aandacht. Het gaat immers in een traject als dit nier over “goed of fout”. Het gaat er over om leiderschap aan te passen aan de nieuwe context in lijn met het KOMPAS.

We kozen er voor om het gidsen van leidinggevenden rond hun eigen leiderschap met 2 te begeleiden. Waar Joost de rode draad is in het organisatie traject, zorgde Lynn voor de rode draad bij het invullen van leiderschap. Op regelmatige tijdstippen gingen leidinggevenden, Lynn & Joost ook samen op pad om continu één samenhangend verhaal te brengen én om spanningen die ontstonden ook “in het moment” te kunnen vastnemen. Op die manier groeide er een veilige context om met elkaar in dialoog te gaan rond de persoonlijke worstelingen die een leidinggevende ervaarde.

Zo zorgden we er voor dat de cultuurverandering in de organisatie vertaald werd in een visie op leiderschap en in concreet gedrag. Een leiderschapscharter en een gedragscharter werden opgesteld zodat iedereen weet wat er verwacht wordt.

Groeien als coach

Het groeien als coach werd niet aan het toeval overgelaten. Lynn & Joost gingen geïnspireerd door Karen Wouters aan de slag om leidinggevenden te ondersteunen in het opnemen van coachend leiderschap. Heel vaak wordt er dan gedacht aan “vaardigheden”, wat ook belangrijk is. Doch maakten we de keuze om in te zetten op “identiteit”; “hoe zie ik mijn leiderschap vandaag” en “hoe zie ik mijn leiderschap morgen”.

Gedurende een periode van een 5-tal maanden wisselden we groepsworkshops onder begeleiding af met individuele reflectie en kleine leergroepen. Een impactvolle periode van zelfinzicht, confrontatie en verbinding voor de deelnemers.

Een continu proces

Bouwen aan een organisatie, een organisatie en haar medewerkers ontwikkelen is nooit “af”. Dit is een continu proces. We brachten de samenwerking met MINTUS in beeld omwille van de reeds gerealiseerde impact én de heldere succesfactoren:

• Een helder en richtinggevend KOMPAS
• De organisatie nam zelf eigenaarschap over haar expeditie én zocht steun waar en wanneer nodig.
• We waren samen op expeditie, ieder in zijn of haar rol. Iedereen wordt meegenomen. Iedereen wordt ondersteund waar nodig.
• Als externe begeleiders kregen we vertrouwen én werd de meerwaarde van in duo te begeleiden continu ervaren.
• We weten waar naar toe, de tocht vatten we wendbaar aan, we sturen continu bij als er hindernissen op het parcours komen.

Bedankt Lynn voor de fijne samenwerking, bedankt WZC Van Zuylen voor het vertrouwen, veel succes op de verdere tocht.

Expeditie Van Zuylen in beeld?